Sistem Persediaan

Siklus operasi sebuah perusahaan dagang berbeda dengan perusahaan jasa. Siklus operasi perusahaan dagang umumnya lebih panjang dibandingkan perusahaan jasa. Pembelian persediaan barang dagang dan penjualan akhir memperpanjang siklus yang ada. Akun aset yang ditambahkan pada perusahaan dagang adalah akun persediaan. Umumnya akun ini diberi nama Persediaan Barang Dagangan. Persediaan barang dagang dilaporkan sebagai aset lancar pada neraca.

Sebuah perusahaan dagang mencatat perubahan dalam persediaannya untuk menentukan apa yang tersedia untuk dijual dan apa yang telah dijual.

Sistem Perpetual

Dalam sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system), rincian catatan mengenai setiap pembelian dan penjualan persediaan disimpan.  Sistem ini secara terus-menerus (secara perpetual) menunjukkan persediaan yang harus dimiliki untuk setiap jenis barang. Sebagai contoh, sebuah agen pengiriman, Ford, memiliki catatan persediaan yang terpisah untuk setiap kendaraan, truk, dan van yang dimilikinya. Dengan menggunakan bar codes (kode batang) dan pemindai optik (optical scanners), sebuah toko grosir dapat mencatat setiap kotak sereal dan toples jelly yang dibeli dan dijual setiap harinya. Berdasarkan sistem persediaan perpetual, harga pokok penjualan ditentukan setiap kali terjadi penjualan.

Sistem Periodik

Dalam sistem persediaan periodik (periodic inventory system), rincian catatan persediaan barang yang dimiliki tidak disesuaikan secara terus-menerus dalam suatu periode. Harga pokok penjualan barang ditentukan hanya pada akhir periode akuntansi (secara periodik). Pada saat itu, dilakukan perhitungan persediaan secara fisik untuk menentukan harga pokok barang yang tersedia (Persediaan Barang Dagang). Untuk menentukan harga pokok penjualan dalam sistem persediaan periodik, kita harus (1) menentukan harga pokok barang yang tersedia (cost of goods on hand) pada awal periode akuntansi, (2) menambahkan pada harga pokok barang yang dibeli (cost of goods purchased), dan (3) mengurangkannya dengan harga pokok barang yang tersedia pada akhir periode akuntansi.

Pertimbangan Tambahan

Sistem perpetual secara tradisional digunakan oleh perusahaan yang menjual barang dengan nilai per unit yang tinggi. Contohnya adalah kendaraan, furnitur, dan perlengkapan rumah tangga yang utama. Semakin luasnya penggunaan komputer dan pemindai elektronik (electronic scanners) dewasa ini memungkinkan semakin banyak perusahaan menggunakan sistem persediaan perpetual. Dinamakan sistem persediaan perpetual karena catatan akuntansi secara terus-menerus (perpetual) menunjukkan jumlah dan harga pokok penjualan yang dimiliki setiap saat.

Sistem persediaan perpetual memberikan pengendalian persediaan yang lebih baik dibandingkan dengan sistem persediaan periodik. Catatan persediaan menunjukkan jumlah yang seharusnya dimiliki perusahaan. Dengan demikian barang dapat dihitung setiap saat untuk melihat apakah jumlah barang yang benar-benar dimiliki sesuai dengan catatan persediaan. Bila terjadi kekurangan, maka dapat segera dapat diselidiki. Sistem persediaan perpetual memerlukan pekerjaan administrasi dan biaya tambahan untuk menangani catatan tambahan yang ada. Namun, sistem yang terkomputerisasi dapat mengurangi biaya ini.